Playbook · Básico
Montar o CRM do zero em uma semana
O que você sai sabendo fazer
Sair com um CRM em uso real, com todos os negócios em aberto cadastrados, etapas com critério objetivo de passagem e uma rotina semanal de higiene que o time consegue manter.
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Antes de começar, você precisa de
Itens concluídos
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Um CRM funciona quando tem etapas com critério de passagem, campos obrigatórios no cadastro e regra de higiene escrita. Em uma semana você desenha o funil, escolhe a ferramenta, cadastra a carteira em aberto, treina o time e roda a primeira revisão semanal com números na tela.
Para quem é: Dono de PME que hoje controla vendas por planilha, caderno ou conversa de WhatsApp e já perdeu negócio por esquecimento.
Quando usar este playbook
Use quando a sua empresa já vende, mas ninguém sabe dizer quantos negócios estão em aberto agora, em que estágio cada um está e quem falou com quem pela última vez. O sintoma clássico é o dono descobrindo, por acaso, que um orçamento de valor alto ficou 20 dias sem resposta.
Este playbook não serve para escolher entre marcas de CRM, e também não resolve problema de geração de leads. Se o volume de contatos é baixo, um CRM só vai organizar o vazio. Ele resolve perda por esquecimento e falta de visibilidade.
O que você precisa antes de começar
Você precisa da lista de negócios em aberto dos últimos 90 dias, mesmo que ela esteja espalhada entre conversas de WhatsApp e um caderno. Precisa de uma pessoa responsável pela implantação com 6 a 8 horas livres na semana, e do acesso aos canais onde os contatos chegam hoje. Não precisa de consultoria, integração ou automação.
Os passos
Passo 1 — Desenhar o funil em papel antes de abrir qualquer ferramenta
Tempo: 60 minutos. Saída: uma folha com 6 a 8 etapas e o critério de passagem de cada uma.
Um funil que funciona em PME de serviço ou venda consultiva costuma ficar assim:
| Etapa | Critério objetivo para sair dela |
|---|---|
| Lead novo | O contato foi cadastrado e ainda não houve nenhuma tentativa de fala |
| Em contato | Houve ao menos uma tentativa; sai quando você fala com a pessoa de verdade |
| Qualificado | A pessoa confirmou necessidade, quem decide e uma faixa de verba |
| Reunião agendada | Existe data e hora no calendário com aceite do cliente |
| Diagnóstico feito | A reunião aconteceu e você tem escopo e prazo anotados |
| Proposta enviada | O documento com preço saiu e o cliente confirmou o recebimento |
| Negociação | O cliente respondeu à proposta e discute preço, prazo ou escopo |
| Ganho ou Perdido | Contrato assinado, ou motivo de perda registrado |
Repare que todo critério é um fato que uma terceira pessoa consegue conferir. Se o seu critério for interessado, apague e reescreva.
Passo 2 — Definir os campos obrigatórios do cadastro
Tempo: 30 minutos. Saída: lista fechada de campos, separada entre entrada e avanço.
Obrigatórios na entrada: nome, WhatsApp com DDD, empresa, origem do contato (o canal exato: Meta Ads, Google, indicação, Instagram orgânico), data de entrada e vendedor responsável. Obrigatórios para avançar de Qualificado em diante: valor estimado do negócio, próxima ação e data da próxima ação. Obrigatório para fechar como perdido: motivo de perda.
O campo origem é o que mais dá retorno. Sem ele você nunca vai conseguir dizer de onde vem o cliente que paga.
Passo 3 — Escolher a ferramenta e montar o quadro
Tempo: 90 minutos. Saída: quadro montado e todos os vendedores com login ativo.
Escolha algo que abra bem no celular e converse com o WhatsApp. Monte só as etapas do passo 1 e só os campos do passo 2. Nesta semana, nada de automação, e-mail automático ou pontuação de lead. Ferramenta nova com automação nova é a receita mais rápida de abandono.
Passo 4 — Cadastrar a carteira de negócios em aberto
Tempo: 2 a 3 horas. Saída: carteira inteira dentro do CRM, com próxima ação datada.
Aqui está o trabalho pesado e é ele que decide se o projeto vive. Varra conversa por conversa dos últimos 90 dias. Cada negócio entra na etapa que o critério manda, não na que você gostaria. Todo negócio cadastrado sai desse passo com uma próxima ação escrita e com data, mesmo que a ação seja apenas mandar uma mensagem de retomada.
Passo 5 — Escrever a regra de higiene
Tempo: 45 minutos. Saída: uma página com prazos e a lista fechada de motivos de perda.
Regra que funciona na maioria das PMEs: negócio sem próxima ação por 7 dias vira alerta para o gestor; negócio que passou pela cadência completa de follow-up sem nenhuma resposta é fechado como perdido com o motivo sem resposta; negócio parado por mais de dois ciclos de venda é fechado como perdido, e pode ser reaberto depois se o cliente voltar.
Os motivos de perda ficam em lista fechada de seis: preço, prazo, sem resposta, escolheu concorrente, sem verba agora, fora do perfil. Lista fechada é o que permite contar depois. Campo de texto livre não vira estatística.
Passo 6 — Treinar o time com negócio real na tela
Tempo: 60 minutos. Saída: time treinado e a regra de que negócio fora do CRM não conta.
Cada vendedor move dois negócios reais na frente dos colegas dizendo em voz alta o critério que justifica o movimento. Você corrige na hora. Termine deixando explícito que, para efeito de comissão e de meta, negócio que não está no CRM não existe. Sem essa consequência, a adesão cai em duas semanas.
Passo 7 — Rodar a primeira revisão semanal
Tempo: 45 minutos. Saída: ata com três números e carteira sem negócio órfão.
Os três números são: quantos negócios entraram, quantos mudaram de etapa e quantos estão sem próxima ação. Nesta primeira semana, trate o terceiro como o indicador principal. Encerre com zero negócio órfão. Depois disso, o ritual completo de gestão entra no lugar.
Erros que derrubam a execução
| Erro | Por que acontece | Como evitar |
|---|---|---|
| Etapas subjetivas | O time nomeia etapas por sensação, como quente ou morno | Cada etapa só existe se tiver um critério que um terceiro consegue conferir |
| Cadastro incompleto | Formulário com campos demais no primeiro dia | Máximo de 6 campos na entrada; o resto vira obrigatório só para avançar |
| Carteira antiga fora | Parece trabalho braçal sem retorno | O passo 4 é inegociável; sem ele os números nascem falsos |
| Sem regra de higiene | Vendedor não gosta de matar negócio | Prazo escrito e fechamento automático pelo gestor na revisão semanal |
| Automação cedo demais | Empolgação com a ferramenta nova | Nenhuma automação nos primeiros 30 dias de uso |
| CRM como vitrine do dono | Só o gestor abre o sistema | Comissão e meta calculadas a partir do CRM, sem exceção |
Como saber que deu certo
Em 30 dias: mais de 90% dos negócios em aberto com próxima ação datada, e todo negócio ganho no mês com o campo origem preenchido. Em 60 dias: você consegue ler a taxa de conversão de cada etapa e o tempo médio de permanência em cada uma. Em 90 dias: o ciclo de venda medido pelo CRM bate com a sua percepção, com margem de poucos dias.
Faixa de referência de mercado observada em operações de PME brasileiras em setembro de 2026, não pesquisa publicada: a adesão real ao CRM costuma se estabilizar entre a terceira e a sexta semana, e operações que não amarraram comissão ao registro raramente passam de 60% de uso. Confira contra o seu próprio histórico.
Depois deste playbook
O CRM organizado mostra onde os negócios morrem, mas não os move sozinho. O passo seguinte é instalar a cadência de follow-up de 14 dias para os negócios que travam depois da proposta, e amarrar a leitura dos números no ritual semanal de gestão comercial.
Diagnóstico do funil
Em que etapa da minha venda o dinheiro está vazando?
Preencha os campos ao lado e clique em Calcular. O número aparece aqui.
Contato vira oportunidade
—
Oportunidade vira proposta
—
Proposta vira venda
—
Conversão de ponta a ponta
—
Receita do funil
—
Quanto vale cada contato
—
Como esta calculadora faz a conta
As fórmulas exatas, com os nomes dos campos. É o que o servidor e o navegador calculam — a mesma conta nos dois.
- Contato vira oportunidade =
«Viraram oportunidade real» ÷ «Contatos que entraram no mês» × 100 - Oportunidade vira proposta =
«Receberam proposta ou orçamento» ÷ «Viraram oportunidade real» × 100 - Proposta vira venda =
«Fecharam» ÷ «Receberam proposta ou orçamento» × 100 - Conversão de ponta a ponta =
«Fecharam» ÷ «Contatos que entraram no mês» × 100 - Receita do funil =
«Fecharam» × «Ticket médio» - Quanto vale cada contato =
«Fecharam» × «Ticket médio» ÷ «Contatos que entraram no mês»
Leia a seguir
- O problema por trás: Cada vendedor vende de um jeito
- O problema por trás: O follow-up não acontece
- Para executar: Ritual semanal de gestão comercial
- A métrica que comprova: Taxa de conversão por etapa do funil
- A métrica que comprova: Ciclo de venda
Próxima ação
Sair com um CRM em uso real, com todos os negócios em aberto cadastrados, etapas com critério objetivo de passagem e uma rotina semanal de higiene que o time consegue manter.
6 a 8 horas ao longo de 5 dias
Começar por aquiO passo a passo
Desenhar o funil em papel antes de abrir qualquer ferramenta
Liste as etapas pelas quais um negócio realmente passa na sua empresa, do primeiro contato até o fechamento. Para cada etapa escreva o critério objetivo que faz o negócio sair dela e entrar na próxima. O critério tem de ser um fato verificável, nunca uma sensação do vendedor.
Definir os campos obrigatórios do cadastro
Escolha o conjunto mínimo de informações sem as quais um negócio não pode ser criado. Menos campos e todos preenchidos vale mais que muitos campos vazios. Deixe claro qual campo é obrigatório na entrada e qual só é obrigatório para avançar de etapa.
Escolher a ferramenta e montar o quadro
Escolha um CRM que o time consiga usar do celular e que integre com WhatsApp, porque é ali que a venda acontece. Monte as etapas que você desenhou no passo 1, crie os campos do passo 2 e nada mais. Não instale automação nenhuma nesta semana.
Cadastrar a carteira de negócios em aberto
Varra WhatsApp, e-mail, planilha e caderno dos últimos 90 dias e cadastre todo negócio que ainda pode fechar. Coloque cada um na etapa correta pelo critério, não pela sua expectativa. Todo negócio cadastrado sai com uma próxima ação com data.
Escrever a regra de higiene
Defina por escrito o que fecha um negócio como perdido e em quanto tempo, e qual a lista fechada de motivos de perda. Sem essa regra, a carteira incha com negócio morto e a taxa de conversão vira ficção. Cole a regra na parede da sala comercial.
Treinar o time com negócio real na tela
Reúna os vendedores por uma hora e faça cada um mover dois negócios reais dentro do CRM, na frente de todos, narrando o critério que justifica o movimento. Corrija ali mesmo quem movimentar por sensação. Termine combinando que negócio fora do CRM não existe para efeito de comissão.
Rodar a primeira revisão semanal
Na sexta, abra o quadro com o time e leia três números: negócios criados na semana, negócios movidos de etapa e negócios sem próxima ação. Trate o terceiro número como o principal indicador de saúde do CRM. Encerre a reunião com a carteira limpa.
Perguntas que costumam vir junto
Como montar um CRM do zero?
Comece pelas etapas reais do seu processo de venda, não pela ferramenta. Defina de 5 a 7 etapas, sete campos obrigatórios, um responsável e uma data de próximo passo em todo negócio aberto. Só depois escolha o sistema. CRM sem ritual semanal de revisão vira lista de contatos parada.
Qual o melhor CRM para pequena empresa?
O melhor CRM é o que o seu time preenche todo dia. Escolha por critério, não por marca: quantas pessoas vão usar, se integra com WhatsApp e com a origem do lead, custo por usuário e facilidade de exportar tudo se você quiser sair. Planilha resolve no começo.
Ver a resposta completa a «Qual o melhor CRM para pequena empresa?»
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