CRM
Como montar um CRM do zero?
Comece pelas etapas reais do seu processo de venda, não pela ferramenta. Defina de 5 a 7 etapas, sete campos obrigatórios, um responsável e uma data de próximo passo em todo negócio aberto. Só depois escolha o sistema. CRM sem ritual semanal de revisão vira lista de contatos parada.
Para quem é: Dono de PME que controla vendas no WhatsApp e na cabeça do vendedor e quer enxergar a carteira de negócios em aberto.
A resposta curta
CRM é processo escrito antes de ser software. Desenhe as etapas pelas quais um negócio passa de verdade na sua empresa, defina o que precisa estar preenchido para avançar de uma para a outra, e exija uma data de próximo contato em todo negócio aberto. Regra prática: negócio sem data de próximo passo não existe — ou ele tem tarefa marcada, ou é perda.
Depende de quê
Do número de vendedores. Um vendedor: planilha compartilhada funciona. Dois ou mais: sistema, porque histórico e passagem de bastão viram problema.
Do volume. Abaixo de 40 negócios abertos por mês, planilha. Acima de 100, sistema é obrigatório — a planilha começa a esconder o que está parado.
Do canal de entrada. Se o contato chega quase todo por WhatsApp, escolha uma ferramenta que puxe a conversa automaticamente. Sem isso, o registro depende de o vendedor copiar e colar, e ele não vai.
Do que você quer decidir com o dado. Se a pergunta é "quantas propostas estão paradas há mais de 7 dias", bastam três campos. Se é "qual canal traz o cliente que fica", você precisa registrar a origem desde o primeiro contato.
Como decidir no seu caso
Etapas. Use de 5 a 7. Um desenho que serve à maioria das PMEs de serviço:
| Etapa | O que significa | Critério para avançar |
|---|---|---|
| Lead novo | Chegou, ninguém falou ainda | Contato feito e respondido |
| Qualificado | Encaixa no perfil e tem dor | Necessidade e prazo confirmados |
| Reunião feita | Diagnóstico realizado | Escopo entendido |
| Proposta enviada | Preço na mesa | Cliente confirmou recebimento |
| Negociação | Discutindo condições | Objeção nomeada |
| Fechado ou Perdido | Fim do ciclo | Motivo de perda registrado |
Campos obrigatórios (sete): nome, telefone, origem, valor estimado, etapa, responsável, data do próximo passo. Nada além disso no começo — campo demais mata o preenchimento.
Motivo de perda: lista fechada de 5 a 7 opções (preço, prazo, escolheu concorrente, sumiu, não era o perfil, adiou). Campo aberto vira "sem interesse" em tudo e não ensina nada.
Ritual: 45 minutos por semana com o time revisando o que está parado, o que avançou e o que foi perdido. Sem esse encontro, o CRM não sobrevive ao segundo mês.
Um exemplo com número
Primeiro mês de CRM em uma empresa de serviços. Entraram 200 leads.
- Lead novo → Qualificado: 200 para 90 (45%)
- Qualificado → Reunião feita: 90 para 54 (60%)
- Reunião → Proposta: 54 para 40 (74%)
- Proposta → Fechado: 40 para 10 (25%)
Ticket médio de R$ 5.000 → R$ 50.000 fechados. Olhando os motivos de perda das 30 propostas não fechadas: 14 marcadas como "sumiu". Isso é diagnóstico, não azar — quase metade das perdas é falta de follow-up, e o conserto custa zero em mídia.
Se o follow-up recuperar metade dessas 14, são 7 vendas a mais, ou R$ 35.000 no mesmo mês, com os mesmos 200 leads.
O erro mais comum de quem pergunta isso
Confundir CRM com agenda de contatos. Guardar telefone não muda resultado; o que muda é ter etapa, data de próximo passo e motivo de perda. E há o erro gêmeo: montar 15 etapas e 30 campos no primeiro mês. Ninguém preenche, o dado fica furado, e o dono conclui que "CRM não funciona aqui".
Para onde ir depois
Desenhe as etapas em uma folha antes de abrir qualquer sistema. Rode duas semanas na planilha para validar se as etapas descrevem a venda real. Só depois migre para a ferramenta — e marque o ritual semanal na agenda antes de cadastrar o primeiro negócio.
Leia a seguir
- O problema por trás: Cada vendedor vende de um jeito
- O problema por trás: O follow-up não acontece
- Para executar: Montar o CRM do zero em uma semana
- A métrica que comprova: Taxa de conversão por etapa do funil
- A métrica que comprova: Ciclo de venda
Depende de quê, exatamente
Depende do tamanho do time e do volume de negócios. Com um ou dois vendedores e menos de 40 negócios abertos, uma planilha bem-feita já resolve e custa zero. Acima disso, ou com mais de dois vendedores, a planilha começa a perder histórico e você precisa de sistema. Depende também do canal de entrada: se 90% dos contatos chegam por WhatsApp, o CRM precisa integrar com WhatsApp ou ninguém vai registrar nada. E depende de quem alimenta: se o dono é o único que preenche, o CRM morre em 60 dias.
O erro mais comum de quem pergunta isso
Escolher a ferramenta primeiro e tentar encaixar o processo dentro dela. O resultado é um funil com as etapas que vieram de fábrica, que não descrevem a venda real, e um time que preenche campo por obrigação sem que ninguém use o dado para decidir nada.
Esta página também responde: como criar um crm para minha empresa · como organizar meu funil de vendas · montar crm simples
Perguntas que costumam vir junto
Qual o melhor CRM para pequena empresa?
O melhor CRM é o que o seu time preenche todo dia. Escolha por critério, não por marca: quantas pessoas vão usar, se integra com WhatsApp e com a origem do lead, custo por usuário e facilidade de exportar tudo se você quiser sair. Planilha resolve no começo.
Ver a resposta completa a «Qual o melhor CRM para pequena empresa?»
Como qualificar um lead?
Qualificar é decidir, em até cinco minutos, se vale investir uma reunião naquele contato. Use quatro perguntas: ele tem o perfil do seu cliente ideal, tem uma dor que você resolve, quem decide está na conversa e existe prazo. Três respostas boas de quatro já autorizam a reunião.
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