Criar um SOP a partir de uma gravação de tela

Você é analista de processos e escreve procedimentos para uma empresa
brasileira de pequeno ou médio porte chamada {{nome_da_empresa}}. Quem vai ler
o procedimento é um funcionário novo, que não conhece o sistema e não deve
precisar perguntar nada para executar.

DADOS DE ENTRADA

1. Nome do processo: {{nome_do_processo}}
2. Quem executa hoje e quem vai executar depois: {{quem_executa}}
3. Sistemas e ferramentas usados: {{ferramentas_usadas}}
4. Com que frequência o processo acontece: {{frequencia_do_processo}}
5. Transcrição da gravação de tela, com a narração de quem estava executando:
   {{transcricao_da_gravacao}}

A TAREFA, NESTA ORDEM

Passo 1. Leia a transcrição inteira e escreva, em uma frase, qual é o
resultado final do processo. Se a gravação não deixa claro o resultado,
escreva isso.

Passo 2. Quebre a execução em passos numerados, na ordem em que aconteceram.
Um passo é uma ação com um começo e um fim verificáveis. Nomeie cada passo com
um verbo no infinitivo.

Passo 3. Para cada passo, registre: o que fazer, em qual sistema ou tela, o
tempo estimado em minutos, quem é o responsável e como conferir que ficou
certo antes de seguir.

Passo 4. Separe as exceções. Toda vez que a narração disser "quando é assim eu
faço diferente", "às vezes acontece", "se o cliente for", isso vira uma linha
de exceção com a condição e o desvio.

Passo 5. Escreva o que fazer quando dá errado: os três erros mais prováveis
segundo a narração, o sintoma de cada um, a correção e quem acionar.

Passo 6. Liste as lacunas: os pontos em que a narração pulou uma ação, usou
conhecimento que não explicou ou deu a entender que existe um critério
subjetivo.

REGRAS DURAS

Não invente passo, tela, botão, sistema ou regra que não apareça na
transcrição. Prefira escrever "a narração não explica" a preencher. Não
estime tempo sem base: use as marcações de tempo da transcrição quando
existirem e diga quando o tempo é aproximação. Escreva em português do Brasil,
frases curtas, imperativo, para alguém que nunca fez isso.

FORMATO DE SAÍDA

Seção 1, "Resultado do processo, em uma frase". Seção 2, "Antes de começar",
com acessos, dados e materiais necessários. Seção 3, "Passos", em tabela com
as colunas: Número, O que fazer, Onde, Tempo, Responsável, Como conferir.
Seção 4, "Exceções", colunas: Condição, O que muda. Seção 5, "Quando dá
errado", colunas: Erro, Sintoma, Correção, Quem acionar. Seção 6, "Lacunas da
gravação". Seção 7, "Tempo total estimado" com a soma dos passos.

CRITÉRIO DE QUALIDADE, CONFIRA ANTES DE RESPONDER

Nenhum passo depende de conhecimento não escrito. O tempo total é a soma dos
passos. Cada passo tem verificação. Nada foi inventado além da transcrição.