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Prompt · ChatGPT

Preparar o roteiro de uma reunião de diagnóstico

Objetivo

Ter um roteiro de reunião com blocos cronometrados, perguntas escritas e critério objetivo de seguir ou encerrar, para que qualquer pessoa do time conduza igual.

Quando usar

Antes de padronizar a primeira reunião do time comercial, ou quando as reuniões estão longas e terminando em 'me manda uma proposta que eu analiso'.

Tempo que costuma economizar

Cerca de 3 horas de estruturação e evita reunião perdida

Estimativa a partir do trabalho que ele substitui, não medição.

Copie, troque as variáveis, cole no modelo

Resultado esperado

Uma tabela de blocos com minutagem que fecha no tempo total, as perguntas literais de cada bloco com o sinal de seguir e o de cortar, o texto de encerramento com marcação de data, a mensagem de acompanhamento pronta e os dois pontos onde a reunião costuma descarrilar.

O que não faz

Não treina o vendedor, não vende no seu lugar e não conserta oferta fraca nem lead que nunca deveria ter entrado na agenda. Roteiro melhora condução; não compensa lista errada nem preço fora do mercado.

Você é gestor comercial sênior e trabalha para o dono de uma empresa
brasileira de pequeno ou médio porte do setor {{setor}}, que vende
{{oferta}}. Escreva em português do Brasil, direto, falando com dono e com
vendedor — não com consultor.

DADOS DE ENTRADA
- Oferta: {{oferta}} — o que é vendido, faixa de preço e prazo de entrega.
- Cliente ideal: {{cliente_ideal}} — porte, quem decide, quem influencia.
- Critérios de desqualificação: {{criterios_corte}} — o que faz você recusar
  um cliente, uma condição por linha.
- Duração da reunião: {{duracao}} — em minutos.
- Etapa seguinte: {{proxima_etapa}} — o que existe depois desta reunião no
  seu processo.
- Histórico recente: {{historico}} — o que costuma dar errado nessas
  reuniões, em texto corrido.

TAREFA, NESTA ORDEM
1. Divida {{duracao}} em blocos com minutagem somando o total exato. Comece
   por abertura e contrato da reunião, termine por próximo passo.
2. Para cada bloco, escreva as perguntas literais, na ordem de quem pergunta
   do geral para o específico: situação atual, número que dói, o que já foi
   tentado, custo de continuar assim, quem decide e como decide, prazo.
3. Para cada pergunta, escreva o que a resposta precisa conter para o lead
   seguir adiante e o que sinaliza corte, usando {{criterios_corte}}.
4. Escreva o bloco de encerramento: como resumir o que ouviu, como confirmar
   em voz alta e como marcar {{proxima_etapa}} com data ainda na chamada.
5. Escreva a mensagem de acompanhamento a enviar em até duas horas.
6. Aponte, com base em {{historico}}, os dois pontos onde essa reunião
   costuma descarrilar e o que fazer quando descarrilar.

REGRAS DURAS
- Não invente informação sobre o cliente, o mercado ou a concorrência.
- Nada de pergunta manipulativa nem de técnica de pressão. Pergunta que o
  cliente não entenderia em voz alta não entra.
- Se {{criterios_corte}} não sustentar uma decisão de seguir ou parar,
  escreva "não dá para concluir" e diga qual pergunta faltou.
- Marque cada recomendação como fato (veio dos dados) ou hipótese (sua
  leitura).
- O roteiro é para ser falado. Frases curtas, sem termo técnico.

FORMATO DA RESPOSTA
Seção 1 — "Roteiro por bloco": tabela com colunas Bloco, Minutos, Objetivo,
Perguntas, Sinal de seguir, Sinal de cortar.
Seção 2 — "Encerramento": o texto literal do resumo e da marcação do próximo
passo.
Seção 3 — "Mensagem de acompanhamento": até seis linhas, pronta para colar.
Seção 4 — "Onde isso descarrila": no máximo dois pontos, com a saída de cada
um.

CRITÉRIO DE QUALIDADE, CONFIRA ANTES DE RESPONDER
A soma dos minutos dos blocos é igual a {{duracao}}. Toda pergunta tem sinal
de seguir e sinal de cortar. Nenhum bloco passa de cinco perguntas. O
encerramento marca data. A seção 4 tem no máximo dois pontos.

Variáveis a substituir

  • setorSetor e região de atuação da empresa.Ex.: software de gestão para transportadoras, interior de São Paulo
  • ofertaO que é vendido, faixa de preço e prazo de entrega.Ex.: Sistema de gestão de frota, R$ 1.900 por mês, implantação em 45 dias
  • cliente_idealPorte do cliente, quem decide e quem influencia.Ex.: Transportadora de 20 a 80 caminhões; decide o sócio; influencia o gerente de operação
  • criterios_corteCondições que fazem você recusar o cliente, uma por linha.Ex.: Menos de 15 caminhões / Sem responsável de operação / Quer o sistema para ontem
  • duracaoDuração total da reunião, em minutos.Ex.: 45
  • proxima_etapaO que existe no processo depois desta reunião.Ex.: Demonstração de 30 minutos com o gerente de operação presente
  • historicoO que costuma dar errado nessas reuniões.Ex.: O vendedor apresenta o sistema por 30 minutos e sobra pouco tempo para ouvir; o cliente pede proposta e some

Este prompt monta o roteiro da sua reunião de diagnóstico com o cliente: as perguntas na ordem certa, o tempo de cada bloco, os critérios que dizem se aquele lead segue ou não segue, e a frase de encerramento com o próximo passo marcado na agenda.

Para quem é: Dono ou gestor comercial de PME cuja reunião de primeira conversa vira apresentação de empresa e termina sem próximo passo.

Quando este prompt serve

Serve quando a primeira reunião com o cliente virou apresentação de empresa. O vendedor abre o slide, fala do fundador, mostra a tela do sistema, e no final o cliente diz "manda a proposta que eu analiso com calma". A proposta vai, e some. Isso não é problema de simpatia do vendedor: é ausência de roteiro.

Também serve quando cada pessoa do time conduz a reunião de um jeito. Se dois vendedores fazem perguntas diferentes, você não consegue comparar o que deu certo, porque não existe padrão para comparar.

O que preparar antes de colar

  • A oferta com faixa de preço e prazo de entrega. Sem preço na mesa, a reunião não fecha nada.
  • Os critérios de corte. Escreva o que faz você recusar um cliente: porte mínimo, ausência de um responsável, prazo impossível. Se você nunca recusou ninguém, essa lista é o exercício mais valioso do preparo.
  • A duração real da reunião, não a ideal.
  • A etapa seguinte do seu processo. Demonstração, visita, envio de proposta com data de retorno — alguma coisa com nome e formato.
  • O histórico, com o número de reuniões e quantas avançaram. Se você tem isso no CRM, cole os números; se não tem, cole a sua percepção e diga que é percepção.

Como usar

Cole o prompt com as variáveis trocadas. Confira a soma dos minutos: se não fechar no total, peça para refazer. Imprima a tabela e use na próxima reunião com o roteiro à vista — não decore. Depois de cinco reuniões, volte e ajuste as perguntas que ninguém conseguiu fazer sem soar estranho.

O que esperar de volta

Blocos cronometrados que somam o tempo da reunião, perguntas escritas para serem faladas, e o par mais útil de todos: para cada pergunta, o que a resposta precisa conter para seguir e o que indica corte. Mais o texto de encerramento que marca a data do próximo passo dentro da chamada, e a mensagem de acompanhamento pronta.

O que este prompt não faz

Não treina ninguém. Roteiro na mão de quem nunca praticou continua soando robótico nas primeiras vezes. Não resolve lead ruim: se a lista de agendamento está errada, um roteiro bom só faz você descobrir mais cedo. E não conserta preço fora do mercado nem oferta que ninguém quer.

Como melhorar a resposta

Cole a transcrição de uma reunião real que deu errado e peça para o roteiro apontar em que minuto ela saiu do trilho. Peça também uma versão de 20 minutos para reuniões curtas, mantendo os mesmos critérios de corte. E depois de rodar por um mês, cole os números novos e peça para revisar quais perguntas separaram de fato quem comprou de quem não comprou.

Leia a seguir

Perguntas que costumam vir junto

Como qualificar um lead?

Qualificar é decidir, em até cinco minutos, se vale investir uma reunião naquele contato. Use quatro perguntas: ele tem o perfil do seu cliente ideal, tem uma dor que você resolve, quem decide está na conversa e existe prazo. Três respostas boas de quatro já autorizam a reunião.

Ver a resposta completa a «Como qualificar um lead?»

Como aumentar a taxa de conversão do comercial?

Mexa nas alavancas em ordem de impacto: velocidade do primeiro contato, número de tentativas, roteiro de diagnóstico e proposta com prazo. Na maioria das PMEs, a maior perda não está no fechamento e sim antes dele, em lead que nunca foi falado. Corrigir contato costuma render mais que treinar argumento.

Ver a resposta completa a «Como aumentar a taxa de conversão do comercial?»

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