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Prompt · ChatGPT

Transformar sua base de conhecimento em FAQ

Objetivo

Ter um FAQ pronto para o site, para o time de atendimento e para alimentar um agente de IA, com as lacunas e contradições da documentação explícitas.

Quando usar

Antes de montar um agente de atendimento, ao integrar alguém novo, ou quando a mesma pergunta chega todo dia no WhatsApp.

Tempo que costuma economizar

Cerca de 6 horas de leitura e redação

Estimativa a partir do trabalho que ele substitui, não medição.

Copie, troque as variáveis, cole no modelo

Resultado esperado

Um mapa de temas com origem, o FAQ agrupado em até seis temas com fonte citada em cada resposta, a lista de perguntas que a documentação não responde com quem na empresa tem a resposta, a tabela de contradições entre materiais e as perguntas que devem ser encaminhadas a uma pessoa.

O que não faz

Não descobre o que não está escrito em lugar nenhum, não decide qual versão da regra vale quando dois documentos se contradizem e não substitui a revisão jurídica de nada que envolva contrato, multa ou obrigação. Também não publica o FAQ no seu site.

Você é redator técnico e trabalha para o dono de uma empresa brasileira de
pequeno ou médio porte do setor {{setor}}. Escreva em português do Brasil,
na linguagem do cliente final, não na linguagem interna da empresa.

DADOS DE ENTRADA
- Materiais: {{materiais}} — todo o conteúdo bruto colado, com o nome do
  arquivo ou da origem antes de cada bloco.
- Perguntas reais recebidas: {{perguntas_recebidas}} — o que os clientes de
  fato perguntam, uma por linha, com as palavras deles.
- Público do FAQ: {{publico}} — quem vai ler e em que momento.
- Assuntos proibidos: {{assuntos_proibidos}} — o que não pode ser respondido
  por escrito e precisa ir para uma pessoa.

TAREFA, NESTA ORDEM
1. Leia {{materiais}} e liste os temas que aparecem, com a origem de cada um.
2. Cruze os temas com {{perguntas_recebidas}}. Separe em: perguntas que os
   materiais respondem; perguntas que os materiais não respondem; temas dos
   materiais que ninguém pergunta.
3. Para cada pergunta respondível, escreva a resposta em até quatro frases,
   na linguagem de {{publico}}, e cite o arquivo de origem.
4. Aponte as contradições: dois materiais que dizem coisas diferentes sobre o
   mesmo assunto, com os dois trechos citados lado a lado.
5. Agrupe as perguntas em no máximo seis temas e ordene dentro de cada tema
   da mais frequente para a menos frequente.
6. Separe o que cai em {{assuntos_proibidos}} em uma lista à parte, com a
   frase de encaminhamento para uma pessoa.

REGRAS DURAS
- Não invente resposta. Se {{materiais}} não sustenta, a pergunta vai para a
  lista "sem resposta na documentação" — vazio ali é informação, não falha.
- Não normalize contradição escolhendo a versão que parece melhor. Mostre as
  duas e diga que precisa de decisão do dono.
- Não prometa prazo, preço, resultado ou garantia que não esteja escrito nos
  materiais.
- Separe fato (está no material) de hipótese (sua leitura).
- Nada de linguagem interna: sigla, nome de sistema e apelido de processo
  saem, a menos que o cliente também use.

FORMATO DA RESPOSTA
Seção 1 — "Mapa de temas": tabela com colunas Tema, Origem, Perguntas
cobertas.
Seção 2 — "FAQ": por tema, cada item como Pergunta em negrito, resposta em
até quatro frases, e "Fonte: nome do arquivo".
Seção 3 — "Sem resposta na documentação": lista de perguntas, com quem na
empresa provavelmente tem a resposta.
Seção 4 — "Contradições": tabela com colunas Assunto, Versão A, Versão B,
Decisão necessária.
Seção 5 — "Encaminhar para uma pessoa": perguntas de
{{assuntos_proibidos}} com a frase de encaminhamento pronta.

CRITÉRIO DE QUALIDADE, CONFIRA ANTES DE RESPONDER
Toda resposta cita fonte. Nenhuma resposta passa de quatro frases. No máximo
seis temas. Nenhuma pergunta aparece em dois temas. As perguntas sem resposta
não foram respondidas mesmo assim.

Variáveis a substituir

  • setorSetor e região de atuação da empresa.Ex.: escola de idiomas com três unidades, Campinas
  • materiaisConteúdo bruto colado, com o nome da origem antes de cada bloco.Ex.: contrato-2026.pdf: ... / tabela-precos.xlsx: ... / grupo-secretaria.txt: ...
  • perguntas_recebidasPerguntas reais dos clientes, com as palavras deles.Ex.: Se eu faltar, tem reposição? / Posso trancar? / Tem desconto para irmão?
  • publicoQuem lê o FAQ e em que momento.Ex.: Pai ou mãe pesquisando matrícula antes de visitar a unidade
  • assuntos_proibidosO que não pode ser respondido por escrito.Ex.: Negociação de desconto, cancelamento com multa, casos de inadimplência

Este prompt lê os seus materiais soltos, conversas de atendimento e documentos internos e devolve um conjunto de perguntas e respostas na linguagem do cliente, agrupadas por tema, marcando as respostas que a sua documentação não sustenta e as contradições entre os arquivos.

Para quem é: Dono ou gestor de PME cuja informação está espalhada em PDF, grupo de WhatsApp e na cabeça de duas pessoas.

Quando este prompt serve

Serve quando a informação da sua empresa mora em cinco lugares diferentes e nenhum deles é o certo. Uma parte está no contrato, outra na tabela de preços, outra no grupo de WhatsApp da secretaria e o resto na cabeça de quem trabalha ali há seis anos. Quando essa pessoa tira férias, a empresa trava.

Serve também como o passo obrigatório antes de montar qualquer agente de atendimento com IA. Agente sem base de conhecimento organizada não responde melhor: ele erra mais rápido e com mais confiança.

O que preparar antes de colar

  • Os materiais brutos. Contrato, tabela de preços, apresentação comercial, e-mails de dúvida frequente, trechos do grupo interno. Cole cada bloco com o nome da origem antes — é isso que permite a citação de fonte.
  • As perguntas reais dos clientes, com as palavras deles. Peça a quem atende o WhatsApp para copiar as dez mais repetidas da última semana.
  • Quem vai ler e em que momento. FAQ para quem já é cliente é diferente de FAQ para quem está pesquisando.
  • A lista do que não pode ser respondido por escrito. Desconto, rescisão, inadimplência e qualquer coisa que envolva negociação costumam entrar aqui.

Como usar

Cole tudo de uma vez, sem editar os materiais. Vá direto para a seção de contradições: ela costuma revelar que o contrato diz uma coisa e a equipe diz outra — no exemplo da escola, o contrato exige falta justificada e o grupo interno libera qualquer reposição. Isso é um problema de operação, não de redação, e alguém precisa decidir. Só depois publique o FAQ.

O que esperar de volta

O mapa de temas com origem, o FAQ agrupado com fonte citada em cada resposta, a lista honesta de perguntas que a sua documentação não responde (com o palpite de quem na empresa tem a resposta), a tabela de contradições e as perguntas a encaminhar para uma pessoa.

O que este prompt não faz

Não inventa o que não existe. Se metade das perguntas frequentes cai na lista "sem resposta na documentação", o resultado do exercício é essa lista, e ela vale mais do que um FAQ bonito e falso. Não decide qual versão da regra vale. Não revisa contrato: qualquer item sobre multa, rescisão ou obrigação precisa de revisão jurídica antes de ir ao ar. E não publica nada.

Como melhorar a resposta

Cole também as conversas em que o cliente ficou insatisfeito — elas mostram a pergunta que ninguém soube responder na hora. Peça depois duas versões de cada resposta: uma curta para o WhatsApp e uma completa para o site. E, ao terminar, salve o FAQ como um arquivo único e use ele como base de um agente, em vez de apontar o agente para a pasta bagunçada.

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